ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТІВ ДО АРХІВУ
Основним документом, що регламентує порядок передавання документів із структурних підрозділів установи до її архівного підрозділу (архіву) є Правила роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоуправління, підприємств, установ та організацій, затверджені наказом Державного комітету архівів України від 16.03.2001 № 16 і зареєстровані у Міністерстві юстиції України 08.05.2001 за № 407/5598 (далі – Правила № 16).
В кінці календарного року виконані документи повинні бути підготовлені до передачі їх на зберігання. Визначення термiнiв зберiгання документiв здiйснюється з 1 сiчня року, що йде за роком завершення їх дiловодством.
В установах залежно від значимості документів установлюються такі терміни зберігання: 6 місяців, 1 рік, 3 роки, 5 років, 10 років, 15 років, 50 років та 75 років Термін зберігання "ДМП” (доки мине потреба) означає, що документ має обмежене практичне значення, і термін його зберігання визначає саме підприємство.
До документів довгострокового зберігання, які передаються до архіву, відносяться насамперед документи з особового складу підприємств, статут, протоколи засідань ради директорів, протоколи засідань правління, річні плани, звіти підприємств.
Бухгалтерські документи (за винятком особистих рахунків по зарплаті, річних звітів, балансів) і листування підприємств за рідкісним винятком, на архівне зберігання не передаються. Слід враховувати, що забороняється виділяти до знищення бухгалтерські документи, які не пройшли ревізію, навіть якщо термін їх зберігання закiнчився.
Усі документи, які надходять до архіву, розміщуються в порядку щорічних надходжень. Документи постійного терміну зберігання зберігаються окремо від документів тимчасового терміну зберігання, а також від документів по кадрах.
Залежно від значимості документів терміни їх зберігання встановлюються постійні чи тимчасові.
При проведенні експертизи разом з переліками можна використовувати номенклатури справ, оскільки в них визначені терміни зберігання кожної справи і подані посилання на відповідні статті переліку.
Експертизу цінності документів не можна проводити тільки за заголовками справ, вказаних на обкладинці, тому що протягом року при формуванні справи до неї могли потрапити й інші категорії документів. Тому необхідний аналіз фактичного змісту справи шляхом перегляду кожного аркуша, результат якого може привести до необхідності переформування справи, виділення документів постійного і тимчасового зберігання. В процесі експертизи цінності документів виділяються чотири групи справ:
- постійного зберігання, що підлягають в подальшому передачі в державний архів;
- тривалого зберігання в архіві суб'єкта (більше 10 років);
- тимчасового зберігання (до 10 років);
- що підлягають знищенню у зв'язку із закінченням термінів зберігання.
Визначивши терміни зберігання документів, приступають до оформлення справ. Справи із постійними і довгостроковими термінами зберігання готують для здачі в архів суб'єкта.
Формування справ, по суті, закінчується після завершення року, коли підшиті останні документи за минулий рік, після чого справи не менше року зберігаються в структурних підрозділах. Після проведення експертизи цінності документів та відбору справ з документами постійного та тривалого зберігання приступають до їх оформлення.
Оформлення справ залежить від цінності зібраних документів і, відповідно, термінів їх зберігання. Оформлення справ проводять співробітники, відповідальні за їх формування та зберігання. Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання підлягають спрощеному оформленню. Перевіряється їх наявність відповідно до номенклатури справ, проводиться за номенклатурою їх систематизація, і вони передаються до архіву. Такі справи залишаються на швидкозшивачах і не нумеруються.
Справи постійного зберігання, тимчасового (більше 10 років) та по особовому складу підлягають повному оформленню, яке включає: переплетення або підшивання справи, нумерацію аркушів, оформлення всіх реквізитів обкладинки.
Перед підшиванням справи з неї вилучають металеві скріплення та в кінці справи вкладають чистий аркуш для засвідчуючого підпису. Після цього справу підшивають в тверду папку (обкладинку) чотирма проколами або переплітають.
Аркуші справи для зручності користування та забезпечення зберігання нумерують чорним графітним олівцем або нумератором в правому верхньому куті. В кінці справи на окремому аркуші-свідченні ставиться засвідчуючий підпис, в якому цифрами вказується кількість пронумерованих аркушів та обговорюються всі особливості нумерації (пропуски або помилки в нумерації).
Складання описів. На оформлені і підготовлені для здачі у відомчий архів справи складаються описи. Опис - архівний довідник, що містить систематизований перелік одиниць зберігання, а також призначений для їх обліку та закріплення систематизації. Опис є основним обліковим та довідковим посібником в діловодстві та архівній справі.
На справи постійного зберігання, справи з термінами зберігання більше 10 років та справи по особовому складу описи складаються окремо.
Перед внесенням справ в опис їх систематизують, тобто розмішують в суворо визначеному порядку. Якщо справи готують за кілька років, то спочатку їх розкладають по роках, а в межах року - по структурних підрозділах. Така систематизація справ називається хронологічно-структурною.
В кожній структурній частині справи розміщуються в порядку важливості документів, що в них містяться. При систематизації справ можна скористатися номенклатурою справ або відомчим переліком документів із зазначенням термінів зберігання. Особові справи, особові картки звільнених або незатребувані трудові книжки систематизуються суворо за алфавітом.
По кожній справі в опис вносяться: порядковий номер, індекс справи, заголовок справи (в тому числі і анотація), дата, кількість аркушів, примітки. В описі справ із термінами зберігання більше 10 років перед приміткою є графа "Термін зберігання справи". Всі ці дані переписуються з обкладинки справи. Справи вносяться в опис в тому порядку, в якому вони були систематизовані. Кожна справа в описі отримує номер, який відразу ж проставляється на обкладинку справи. Якщо справа складається з кількох томів, кожний том в описі отримує самостійний номер.
Прийняття кожної справи проводиться працівником архіву установи в присутності працівника структурного підрозділу, який здає документи. При цьому в кожному примірнику опису справ робляться позначки про прийняття тієї або іншої справи. Наприкінці кожного примірника опису справ робляться цифрами та літерами позначки про фактичну кількість справ, що передані до архіву установи, номери справ, що відсутні, дату приймання-передавання справ і підписи осіб, що здавали та приймали справи.
Справи до архіву установи доставляються працівниками її структурних підрозділів.

Провідний спеціаліст Радехівського РУЮ
Повх Т.В.