Який порядок групування документів у справи ? - 24 Січня 2012 - ДВС Радехів
[Радехівський РВ державної виконавчої служби ГТУЮ у Л/о ]
Головна » 2012 » Січень » 24 » Який порядок групування документів у справи ?
12:54
Який порядок групування документів у справи ?
У справи вміщуються тільки оригінали документів або, у разі їх відсутності, засвідчені в установленому порядку копії документів, оформлені відповідно до вимог чинних нормативних актів.
Не допускається включення до справ постійного зберігання чернеток, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню (зі штампом, що належить органу вищого рівня).
Документи групуються в справи за один рік, за винятком документів, уміщених в особові та перехідні справи. Особові справи формуються впродовж усього часу роботи посадової особи в установі.
Документи, що підлягають внесенню до складу Національного архівного фонду (постійного зберігання), та документи тимчасового, у тому числі тривалого (понад 10 років), зберігання формуються у різні справи.
Як виняток, коли цього вимагає специфіка роботи управління юстиції, документи постійного та тимчасового зберігання, пов'язані з вирішенням одного питання, можуть тимчасово групуватися впродовж року в одну справу. Після закінчення року або вирішення питання згадані документи повинні вміщуватися в окремі справи згідно з номенклатурою справ за такими принципами:
до однієї справи вміщуються документи тільки постійного, а до іншої - тимчасового зберігання;
до справи включаються документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс. На початку справи вміщуються ініціативний документ, а потім документ-відповідь та всі інші документи в логічній послідовності та хронології їх видання.
Якщо документи за змістом і строком зберігання не можуть бути згруповані у справи, передбачені номенклатурою, то заводиться нова справа з обов'язковим унесенням її назви та строку зберігання в діючу номенклатуру справ.
Справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30 - 40 мм завтовшки).
Нормативні акти (статути, положення, правила, інструкції тощо), затверджені розпорядчими документами (наказами, постановами, рішеннями), уміщуються в справи разом із цими документами.
Накази, про прийняття, звільнення, заохочення, сумісництво працівників установи, про надання відпусток, про накладення стягнень на працівників, про їх відрядження, з адміністративно-господарських питань тощо групуються в різні справи.
Протоколи засідань колегії групуються в справи у хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань систематизуються за датами та номерами протоколів, а в середині групи документів, що стосуються одного протоколу, - за порядком денним засідання.
Доручення органів вищого рівня і документи, пов'язані з їх виконанням, групуються в справи або за напрямами діяльності установи, або за авторами ініціативних документів. Невелику кількість таких документів дозволяється формувати в одну справу. У середині кожної справи згадані документи систематизуються за датами доручень.
Затверджені плани, звіти, кошториси групуються в справи окремо від проектів цих документів.
Строки зберігання документів зазначаються в номенклатурі справ на підставі типового, відомчих (галузевих) переліків документів, типових і примірних номенклатур справ. Основним нормативним документом при визначенні термінів зберігання документів та їх відбору для внесення до складу Національного архівного фонду України або для знищення документів є Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ, організацій із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20 липня 1998 року № 41 із змінами та доповненнями (Перелік). Даний Перелік включає документи, що утворюються під час документування однотипних управлінських функцій та призначено для використання всіма органами державної влади, місцевого самоврядування та іншими установами, організаціями і підприємствами незалежно від форм власності, а також фізичними особами - суб'єктами підприємницької діяльності.
Обчислення термінів зберігання документів проводиться з 1 січня року, який іде за роком завершення їх діловодством. Наприклад, обчислення терміну зберігання справ, завершених діловодством у 2009 році, починається з 1 січня 2010 року.
Для документів, яким встановлено строк зберігання 75 років - «В», обчислення цього терміну проводиться з урахуванням віку людини на момент завершення справи. Тривалість зберігання справи після її закінчення діловодством повинна дорівнювати різниці 75 років - «В», де «В» - вік особи на момент завершення справи.
Строк зберігання «Доки не мине потреба» означає, що документ має тривале практичне значення. Термін її зберігання визначається самими організаціями.
Терміни зберігання документів, визначених Переліком не можна скорочувати, вони є мінімальними. Підвищення термінів зберігання документів, передбачених Переліком, допускається у випадках, якщо ця потреба викликана специфічними особливостями роботи конкретної установи, організації, підприємства.
Для документів, не передбачених діючими переліками, строки зберігання визначаються на підставі їх вивчення експертною комісією установи, після чого у зведеній номенклатурі справ у графі «Примітка» зазначається номер та дата протоколу засідання експертної комісії установи.

Провідний спеціаліст ВДВС Радехівського РУЮ
Повх Т.В.
Переглядів: 2217 | Додав: Таня | Рейтинг: 1.0/1
Всього коментарів: 0
Додавати коментарі можуть лише зареєстровані користувачі.
[ Реєстрація | Вхід ]